Accesso agli Atti Amministrativi

Funzione, natura e peculiarità del diritto di accesso agli atti amministrativi

L’accesso agli atti amministrativi è un diritto riconosciuto ai cittadini che vi abbiano interesse a seconda dei casi al fine di garantire il rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità e buon andamento cui deve essere improntata l’attività della Pubblica Amministrazione.

Si tratta dunque di un potere che si inserisce in un quadro “pubblicistico” in cui l’accesso esercitato dal singolo, benché ancorato ad un interesse personale, garantisce seppur indirettamente la collettività per il tramite del controllo svolto dal privato sugli atti della pubblica amministrazione. Proprio in ragione di tale peculiarità, l’art. 22 della legge 241/1990, normativa di riferimento per il procedimento amministrativo, sancisce espressamente che esso “costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza”.

I soggetti che possono esercitare il diritto di accesso agli atti amministrativi

La legge 241/90, prevede che il diritto di accesso ai documenti amministrativi spetta a “tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Secondo questa definizione si possono indicare alcune categorie di soggetti cui spetta l’accesso ai documenti, e così, a titolo esemplificativo, potrà esercitarlo:

• • Il proprietario di un immobile o di un terreno rispetto ai titoli edilizi e alle eventuali concessioni in sanatoria relative alle unità immobiliari dei vicini;
  • Il partecipante ad una gara d’appalto per i documenti prodotti dai concorrenti, con il limite degli eventuali segreti tecnici e commerciali;
  • Il partecipante ad un concorso pubblico rispetto alle domande e agli elaborati degli altri candidati;
  • Il promittente acquirente di un immobile rispetto alla documentazione sulla regolarità urbanistica dello stesso; 
  • l’associazione ambientalista o il comitato di quartiere rispetto alle notizie relative allo stato della conservazione e della salubrità dei luoghi d’interesse dell’associazione e/o del comitato; 
  • il soggetto sottoposto ad un procedimento sanzionatorio di un’Autorità di Vigilanza (ad es. Consob) rispetto alle difese degli altri soggetti coinvolti

Come predisporre la domanda di accesso agli atti amministrativi: l’iter da seguire

L’istanza di accesso agli atti conseguentemente dovrà recare oltre ai dati del cittadino o dell’ente collettivo che la presenta anche la specificazione dell’interesse diretto, concreto e attuale che la sorregge, con la chiara indicazione della motivazione della richiesta rispetto ai propri diritti.

Proprio secondo tale logica, l’associazione o l’ente che proceda con la domanda di accesso dovrà dimostrare, allegando l’atto costitutivo e/o lo statuto, di avere tra i propri scopi l’interesse che legittima l’accesso.

In ogni caso, va allegata anche copia del documento d’identità del privato o del legale rappresentante dell’ente che propone la domanda.

Va altresì specificata, per quanto possibile nel dettaglio, la documentazione di cui si fa richiesta chiedendo un appuntamento per la semplice visione o copia della stessa con l’indicazione di un indirizzo (eventualmente email o pec) presso il quale ricevere le copie. Copie che andranno pagate, a seconda del numero di pagine e se richieste in copia autentica o meno, secondo le indicazioni che fornirà l’Ufficio.

La domanda deve essere inviata a mezzo raccomandata a/r o pec all’Ufficio indicato sul sito della Pubblica Amministrazione competente che in genere segnala a chi rivolgere le domande di accesso o, in difetto di questa informazione, presso la sede legale.

Limiti al diritto di accesso agli atti amministrativi: riservatezza e altri limiti oggettivi

L’esposizione delle ragioni che sorreggono la domanda di accesso è particolarmente importante perché consente alla Pubblica Amministrazione di valutare il tipo di interesse protetto e superare eventuali conflitti con il diritto alla riservatezza dei controinteressati che costituisce un limite generale all’esercizio del diritto d’accesso.

La regola in questi casi è quella di confrontare i due interessi coinvolti e valutare quale sia quello di peso maggiore: il diritto alla riservatezza può essere superato quando il soggetto che esercita l’accesso nei confronti dei documenti contenenti dati sensibili necessiti di quelle informazioni per poter difendere un diritto di pari rango o superiore.

L’Amministrazione che individui eventuali soggetti controinteressati (ad es. il vicino in materia di documentazione edilizia) deve trasmettere a questi una raccomandata avvertendoli della istanza di accesso e concedendo un termine di dieci giorni per eventuali motivate opposizioni.

Sussistono altresì dei limiti oggettivi al diritto d’accesso dettati dall’art. 24 della l. 241/90 che esclude da tale possibilità:

• gli atti coperti da segreto di Stato,
• gli atti dei procedimenti tributari,
• gli atti della pubblica amministrazione diretti all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione,
• gli atti dei procedimenti selettivi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.

Tutela del diritto di accesso agli atti amministrativi: i casi in cui si può fare ricorso al TAR

L’Amministrazione ha 30 giorni per pronunciarsi sull’istanza di accesso accogliendola o respingendola per motivazioni che vanno esplicitate. Può altresì accadere che l’Amministrazione non risponda con conseguente ipotesi di c.d. silenzio-rifiuto. In questo caso, come nel caso di rigetto espresso della richiesta di accesso ai documenti amministrativi il soggetto può far valere il proprio diritto proponendo ricorso al TAR entro 30 giorni dal provvedimento di diniego o dallo scadere dei 30 giorni previsti per la risposta dell’Amministrazione.

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